Objetivo General

Desarrollar competencias en la gestión documental corporativa mediante la aplicación del cuerpo normativo de la empresa y el uso de SharePoint como repositorio oficial, garantizando trazabilidad, seguridad y cumplimiento normativo.

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Objetivos Específicos

         Comprender la importancia de la gestión documental en el marco normativo interno y externo.
         Aplicar políticas, procedimientos e instructivos corporativos en el ciclo documental.
         Manejar SharePoint como repositorio documental para la creación, almacenamiento, control y resguardo de información.
         Optimizar el control de versiones, permisos y flujos de aprobación en SharePoint.

Módulo 1: Fundamentos de la Gestión Documental

        Conceptos clave: documento, registro, archivo y expediente.
        Ciclo de vida documental.
        Riesgos de una gestión documental deficiente.
        Beneficios de la digitalización y centralización en SharePoint.

Módulo 2: Marco Normativo y Cuerpo Documental de la Empresa

        Normas internacionales y nacionales aplicables (ISO 15489, ISO 30301, legislación local).
        El cuerpo normativo de la empresa: políticas, procedimientos, instructivos y registros.
        Jerarquía documental y relación con SharePoint.
        Ejercicio: mapeo de un procedimiento corporativo dentro de SharePoint.

Módulo 3: Políticas, Procedimientos e Instructivos Corporativos

        Diferencias y relaciones entre políticas, procedimientos e instructivos.
        Buenas prácticas de redacción y actualización documental.
        Cómo garantizar el cumplimiento normativo en SharePoint.
        Taller: análisis de un instructivo corporativo y carga en SharePoint.

Módulo 4: Uso de SharePoint como Repositorio Documental

        Estructura de bibliotecas, carpetas y metadatos en SharePoint.
        Creación, carga y organización de documentos.
        Control de versiones y permisos de acceso.
        Flujos de aprobación y notificaciones automáticas.
        Práctica guiada: cargar un documento en SharePoint y gestionar sus versiones.

Módulo 5: Control, Seguridad y Auditoría en SharePoint

        Indicadores y métricas de gestión documental.
        Gestión de documentos vigentes vs. obsoletos.
        Auditorías internas: trazabilidad y evidencias en SharePoint.
        Actividad práctica: búsqueda de evidencias documentales para una auditoría.

Módulo 6: Mejora Continua y Aplicación Práctica

        Estrategias de optimización en la gestión documental.
        Plan de acción para la gestión documental en el área de trabajo.
        Foro sincrónico: principales dificultades en SharePoint y soluciones colaborativas.
        Cierre: integración del cuerpo normativo al día a día con SharePoint.