Objetivo General

Actualizar los conocimientos y competencias de los participantes en la gestión, registro, control y actualización de documentos mediante el uso adecuado del libro de registro, garantizando trazabilidad, cumplimiento normativo y eficiencia en la administración documental.

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Objetivos Específicos

         Comprender la importancia de la gestión documental en los procesos organizacionales.
         Reconocer los elementos y tipos de registros que conforman el libro de registro.
         Aplicar procedimientos de registro, actualización y control de documentos.
         Implementar buenas prácticas de archivo y digitalización documental para la mejora continua.

Módulo 1: Fundamentos de la Gestión Documental

        Aprendizaje esperado: Comprender la función del libro de registro como herramienta central en la gestión documental y normativa.
        Concepto de gestión documental.
        Ciclo de vida de los documentos.
        Función del libro de registro en la organización.
        Normativas y regulaciones vigentes.
        Responsabilidad del encargado documental.
        Actividad práctica: Análisis de un caso real de errores en la gestión documental y sus consecuencias administrativas.

Módulo 2: Libro de Registro y Tipología Documental

        Aprendizaje esperado: Identificar correctamente los diferentes tipos de documentos y su registro en el libro correspondiente.
        Estructura y elementos básicos del libro de registro.
        Tipos de registros: entrada, salida e internos.
        Documentos administrativos, legales y técnicos.
        Documentos físicos versus digitales.
        Errores comunes en el uso del libro de registro.
        Actividad práctica: Clasificación y registro de un set de documentos ficticios en un libro de registro modelo.

Módulo 3: Procedimientos de Registro y Actualización

        Aprendizaje esperado: Aplicar procedimientos adecuados para el registro y actualización de documentos garantizando trazabilidad.
        Normas y pasos básicos de registro.
        Asientos y folios en el libro de registro.
        Control y actualización de documentos.
        Corrección y modificación de registros.
        Seguimiento y auditoría documental.
        Actividad práctica: Simulación de un registro y actualización documental con ejercicios prácticos de llenado.

Módulo 4: Buenas Prácticas, Digitalización y Mejora Continua

        Aprendizaje esperado: Implementar buenas prácticas y herramientas digitales que fortalezcan la gestión y actualización documental.
        Principios de archivo y resguardo documental.
        Digitalización y herramientas de gestión documental electrónica.
        Seguridad y confidencialidad en el manejo documental.
        Estándares internacionales de gestión documental (ISO 15489, etc.).
        Estrategias de mejora continua en la gestión de registros.
        Actividad práctica: Diseño de una propuesta de mejora para el sistema de registros de una organización modelo.
        Evaluación final.