Objetivo General

Capacitar al personal de la Oficina de Partes del sector público en la gestión eficiente y segura de documentos, combinando buenas prácticas, normativas vigentes y el uso efectivo de sistemas internos, DocDigital y firmas electrónicas, con el fin de optimizar los flujos documentales y asegurar la trazabilidad y conservación de la información.

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Objetivos Específicos

         Aplicar correctamente la normativa vigente en la gestión documental del sector público, garantizando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
         Optimizar los procesos de recepción, registro, derivación y archivo de documentos físicos y electrónicos, utilizando sistemas internos y la plataforma DocDigital.
         Implementar el uso seguro y eficiente de firmas electrónicas simples y avanzadas en los documentos oficiales y trámites administrativos.
         Diseñar estrategias de control de calidad y mejora continua en los flujos documentales para aumentar la eficiencia y reducir errores en la Oficina de Partes.

Módulo 1: Marco normativo y principios de la gestión documental en el sector público

        Principios de la gestión documental: autenticidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y confidencialidad.
        Rol de la Oficina de Partes en la gestión documental pública, disposición final de los documenots electrónicos.
        Actividad práctica:Ruta futura de los documentos

Módulo 2: Ciclo de vida de los documentos en la Oficina de Partes

        Recepción, clasificación, registro, distribución y archivo.
        Documentos electrónicos vs. documentos físicos.(más enfasis)
        Requisitos para la digitalización de documentos en soporte papel
        Actividad práctica:Errores frecuentes en la gestión documental y cómo evitarlos

Módulo 3: Sistemas internos de gestión documental

        Revisión del sistema propio de la institución.
        Eficiencia en la búsqueda, clasificación y derivación de documentos internos.
        Controles de duplicidad y consistencia de la información.(más enfasis)
        Actividad práctica:Tips de búsqueda: asegurando el acceso futuro

Módulo 4: Firma electrónica simple y avanzada en la gestión documental

        Marco legal (Ley N° 19.799). (mas enfasis)
        Diferencias entre firma simple y avanzada.
        Uso en documentos oficiales, internos y trámites administrativos.
        Validación, seguridad y responsabilidad del firmante.
        Actividad práctica: Ejercicio de validación de documentos firmados electrónicamente, identificación de firmas simples vs. avanzadas.

Módulo 5: Gestión de archivo y conservación de documentos

        Políticas de archivo y plazos de conservación.
        Archivo activo, semiactivo e histórico.
        Migración y respaldo digital.
        Normativa del Consejo para la Transparencia y Archivos Nacionales.
        Actividad práctica: Taller de clasificación de un conjunto de documentos (físicos y electrónicos) en función de criterios de archivo activo, semiactivo e histórico.

Módulo 6: Buenas prácticas, control de calidad y mejora continua en la gestión documental (3 hrs)

        Estándares de calidad documental. (más enfasis)
        Procedimientos de control interno.
        Indicadores de eficiencia documental (tiempos de respuesta, cumplimiento de plazos, exactitud de registro). (más enfasis)
        Estrategias para mejora continua y reducción de errores en la Oficina de Partes.(más enfasis)
        Actividad práctica: Diseño y creació de un protocolo mejora a sucontinua para
        un flujo documental real de la institución.