Objetivo General

Capacitar al personal de la Oficina de Partes del sector público en la gestión eficiente y segura de documentos, combinando buenas prácticas, normativas vigentes y el uso efectivo de sistemas internos, DocDigital y firmas electrónicas, con el fin de optimizar los flujos documentales y asegurar la trazabilidad y conservación de la información.

Descargar Ficha PDF Cotizar

Objetivos Específicos

         Aplicar correctamente la normativa vigente en la gestión documental del sector público, garantizando la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.
         Optimizar los procesos de recepción, registro, derivación y archivo de documentos físicos y electrónicos, utilizando sistemas internos y la plataforma DocDigital.
         Implementar el uso seguro y eficiente de firmas electrónicas simples y avanzadas en los documentos oficiales y trámites administrativos.
         Diseñar estrategias de control de calidad y mejora continua en los flujos documentales para aumentar la eficiencia y reducir errores en la Oficina de Partes.

Módulo 1: Marco normativo y principios de la gestión documental en el sector público (2 hrs)

        Normativas legales aplicables (Ley 19.880, Ley 21.180 de Transformación Digital, Ley de Transparencia, Ley de Archivos).
        Principios de la gestión documental: autenticidad, integridad, disponibilidad, trazabilidad y confidencialidad.
        Rol de la Oficina de Partes en la gestión documental pública.
        Actividad práctica: Análisis grupal de casos reales de incumplimiento documental y discusión sobre riesgos y buenas prácticas.

Módulo 2: Ciclo de vida de los documentos en la Oficina de Partes (2 hrs)

        Recepción, clasificación, registro, distribución y archivo.
        Documentos electrónicos vs. documentos físicos.
        Criterios de metadatos, foliado, indexación y resguardo.
        Actividad práctica: Simulación de flujo documental desde la recepción de un oficio hasta su archivo final en un caso práctico.

Módulo 3: Uso de la plataforma DocDigital (2 hrs)

        Funcionalidades principales: envío y recepción de oficios electrónicos, integración con ministerios/servicios.
        Buenas prácticas en la comunicación oficial.
        Errores frecuentes y cómo evitarlos.
        Actividad práctica: Ejercicio guiado de envío y recepción de un oficio a través de DocDigital, con trazabilidad hasta la derivación interna.

Módulo 4: Sistemas internos de gestión documental (2 hrs)

        Revisión del sistema propio de la institución.
        Eficiencia en la búsqueda, clasificación y derivación de documentos internos.
        Controles de duplicidad y consistencia de la información.
        Actividad práctica: Búsqueda y clasificación de expedientes/documentos en el sistema institucional, aplicando filtros avanzados y generando reportes.

Módulo 5: Firma electrónica simple y avanzada en la gestión documental (2 hrs)

        Marco legal (Ley N° 19.799).
        Diferencias entre firma simple y avanzada.
        Uso en documentos oficiales, internos y trámites administrativos.
        Validación, seguridad y responsabilidad del firmante.
        Actividad práctica: Ejercicio de validación de documentos firmados electrónicamente, identificación de firmas simples vs. avanzadas.

Módulo 6: Gestión de archivo y conservación de documentos (3 hrs)

        Políticas de archivo y plazos de conservación.
        Archivo activo, semiactivo e histórico.
        Migración y respaldo digital.
        Normativa del Consejo para la Transparencia y Archivos Nacionales.
        Actividad práctica: Taller de clasificación de un conjunto de documentos (físicos y electrónicos) en función de criterios de archivo activo, semiactivo e histórico.

Módulo 7: Buenas prácticas, control de calidad y mejora continua en la gestión documental (3 hrs)

        Estándares de calidad documental.
        Procedimientos de control interno.
        Indicadores de eficiencia documental (tiempos de respuesta, cumplimiento de plazos, exactitud de registro).
        Estrategias para mejora continua y reducción de errores en la Oficina de Partes.
        Actividad práctica: Diseño en grupos de un protocolo de mejora continua para un flujo documental real de la institución.